Förklaring av interna fakturor

Interna fakturor är veckovisa rapporter om vilka verktyg som har varit slut i lager (hos en person eller utplacerade). Hyresvärdet beräknas automatiskt och avrundas uppåt till närmaste lämpliga enhet. Detta är inte en faktura som du måste betala någonstans. Syftet är att hjälpa dig att fakturera ytterligare kostnader för verktyg, till exempel vid uthyrning. Den kan också fungera som en påminnelse om dyra verktyg lämnas oanvända någonstans på en anläggning. Kanske kan de användas bättre någon annanstans.

Du kommer att få 1 internfaktura per ordernummer/ordermärke, med alla verktyg som har hyrts ut under en eller flera perioder med det ordermärket förra veckan. «Uthyrt» betyder här perioder där verktyget inte var registrerat på ett lager.

I varje e-postmeddelande får du den interna fakturan i 3 format: Direkt som meddelandetext i e-postmeddelandet, som en PDF-bilaga och som ett kalkylblad. Vissa företag skickar dessa e-postmeddelanden till en gemensam distributionsadress som går till alla ärendehanterare, och därifrån är det enkelt för varje individ att plocka ut kostnaden för «sina» beställningar.

Aktivera rapportmodulen och ange e-postadressen/e-postadresserna i fält 2 «E-postadress för att ta emot intern faktura». Du kan ange flera e-postadresser separerade med kommatecken om du vill.

Varje e-postmeddelande har ett unikt internt fakturanummer (röda rutor) som återspeglas i e-postmeddelandets titel och bilagornas namn. Ordermarkeringen finns också i e-postmeddelandets titel, i meddelandets brödtext och PDF-dokumentet, och på varje rad i detaljerna.

Ändringar från föregående version

Detta är den första versionen, så allt är nytt. Version 1 har 6 exportkolumner i e-post och PDF, och 13 exportkolumner i kalkylbladet.

Senare versioner kommer att ha nya fält tillagda i slutet, kolumnerna kommer alltid att vara i samma ordning och ha identiska rubriker. Alla händelsetyper kommer att behålla samma namn. Detta innebär att nyare versioner kommer att vara bakåtkompatibla, och funktioner som skrivs till version 1 kommer också att fungera med nyare versioner.

ERRATA/Korrigeringar av själva detta dokument som beskriver version 1:

• Inga för tillfället.

Skickar

Interna fakturor skickas för alla företag kl. 08:00 varje måndag «Oslo-tid». Om något går fel och vi behöver åtgärda rapportfunktionen kommer nästa rapport att inkludera händelser från den tidpunkt då den föregående rapporten skickades. Det betyder att du vanligtvis får veckovisa rapporter med vad som har hänt från måndag till måndag 08:00. Det är ungefär allt. Beroende på serverbelastning kan rapporteringen avbrytas lite före eller efter 08:00:00.

Första gången du aktiverar rapportmodulen får du automatiskt en rapport från de senaste 2 veckorna. Du kan kontakta oss om du vill ha en rapport från en annan tidpunkt.

Tidsgräns

Vi kan inte leverera loggar från före 1 januari 1970 00:00:00 UTC och inte heller från framtiden (borde fungera bra för alla våra kunder). Problemet med år 2038 har tagits i beaktande. Vi kommer att få ett problem vid årsskiftet 9999/10000 CE men kommer att uppdatera appen i god tid.

Datakällor

De flesta fält i loggen lagras «som de var vid den tidpunkten.» Loggen visar till exempel verktygsnamn som de var vid tidpunkten då händelsen inträffade. Därför kan samma verktyg kallas olika saker längre ner i loggen.

Vissa fält hämtas vid exporttillfället, och därför kan värdet ha varit annorlunda vid tidpunkten för händelsen:

• Anställdantal
• Hyrespris

Det här är vanligtvis fält som inte uppdateras särskilt ofta, men om du har ändrat dem under veckan kommer värdet att visas vid exporttillfället (vilket nästan säkert är måndag 08:00).

Vissa fält beräknas vid exporttillfället, till exempel datumfält, «dagar/timmar/minuter/sekunder ut» och kostnad. Detta kunde ha gjorts med enkla formler i kalkylblad, men nu har vi gjort det åt dig 🙂

Exempelfil

Här är en exempelfil (kalkylblad / Excel) som visar alla händelsetyper och några värden för var och en av dem. Det finns också en kort förklaring i själva filen, se detaljer nedan.

Nödvändiga inställningar

För att exporten ska fungera måste du:

• Markera «Rapport» under Företagsinställningar
• fyll i «E-postadress för att ta emot intern faktura» under Företagsinställningar

- Du kan ange flera e-postadresser separerade med kommatecken om du vill skicka till fler än en person.

Format

Roboten skickar ett e-postmeddelande till den/de adress(er) som anges i fältet «Exportera e-postadress» under Företagsinställningar.

E-postmeddelandet har samma lista i meddelandetexten, i den bifogade CSV-filen och den bifogade PDF-filen. Det kommer alltid att finnas en CSV-fil och en PDF-fil bifogad, även om det inte har skett några händelser sedan förra gången.

CSV-filformat och syntax  (helt standard CSV):

• Teckenuppsättning UTF-8
• Fältavgränsaren är kommatecken
• Radavgränsaren är LF ( , 0x0a)
• Decimalavgränsaren är en punkt.
• Tidszonen är Europa/Oslo och tar hänsyn till sommar-/vintertid. Tiden kan gå bakåt på vissa ställen i loggen, särskilt runt 02:00-03:00 den sista söndagen i mars och oktober, så länge Norge använder sommartid. Den interna tidsstämpeln går dock aldrig bakåt i tiden, eftersom den använder UTC. Google använder inte skottsekunder, så tider som 23:59:60 bör inte förekomma.
• Datumformatet är «ÅÅÅÅ-MM-DD HH:MM:SS» till exempel «2022-05-17 08:15:01» för 17 maj 2022 kl. 08:15:01 Oslo-tid
• Fält som innehåller dubbla engelska citattecken » eller kommatecken formateras så här (helt standard CSV):

- 1 «Fältet är omgivet av dubbla engelska citattecken»

- 2 Alla ” i texten blir ”” i CSV-filen.

Exempel: text ”inom citattecken, dubbelt”, och separerad med kommatecken blir «text ””inom citattecken, dubbelt””, och separerad med kommatecken»

- Rad 1 är rubriker

- Rad 2 och nedanför har händelsetyper eller eventuellt felmeddelanden. Om det inte har förekommit några händelser får du bara rubrikerna, men du får alltid ett e-postmeddelande med ett bifogat kalkylblad.

Tid utanför/inuti

Tiden räknas från när ett verktyg tas ut ur ett lager och slutar när det placeras tillbaka i ett lager. Om verktyget togs ut för flera veckor sedan är «timeout» vanligtvis 7 dagar på varje veckorapport, tills verktyget registreras tillbaka i ett lager.

Öppnar

CSV-filer är bara vanlig text, och du kan öppna dem med till exempel ett kalkylblad.

Hur man importerar rapporter till kalkylblad

Om du använder Libreoffice, OpenOffice, Google Sheets eller Numbers, du kan helt enkelt öppna CSV-filen och välja UTF-8, kommaseparerad.

Excel är lite annorlunda, eftersom det av någon anledning inte frågar efter filterinställningar när du öppnar CSV.
Så för att öppna CSV-filen i Excel behöver du:

1. Öppna ett nytt kalkylblad
2. Gå till Data → Hämta externa data → Från text

1. Välj CSV-filen
2. Välj kodning UTF8
3. Välj separerad med tecken (inte fast längd)

1. Välj kommatecken som enda fältseparator (och '' för text; det är vanligtvis inställt där som standard)

1. Tryck på Nästa / Klar ett par gånger

Nu kan du göra vanliga kalkylbladssaker med informationen